HBYS Değişiminde Yaşanan Memnuniyetsizlikler ve Nedenleri?
Hastanelere yeni HBYS kurulumu süresinde yapılan araştırmalarda, memnuniyetin önceki düzeye gelmesi çeşitli parametrelere göre 3 aydan 17 aya kadar sürdüğü tesbit edilmiş.
Hastanelerde HBYS’nin değişimi tüm Dünyada olduğu gibi Türkiye’de de hem hasta, hem yönetim, hem de sağlık çalışanları acısından memnuniyetsizliklere neden olduğu bilinmektedir. Bundan yaklaşık 25 yıl önce Çankırı Devlet Hastanesinde sadece hasta kayıt ve faturanın çalışacağı HBYS kurulumu yaptığımızda hasta kaydının başladığı ilk gün hasta kayıt bankosunun önünde inanılmaz bir yığılma ve hastalara arasında büyük kargaşa ve gerginlik yaşandığı yıllardan bu güne kadar hiç bir HBYS kurulumunun sorunsuz geçiş yaptığını görmedim.
Hatta hastane yönetimine veya HBYS firmasına karşı art niyetli kampanya yürütmek isteyenler, HBYS nin değiştiği ilk günden itibaren kurulum memnuniyetsizliğini fırsat bilerek başlattıkları kampanyalarda, taraftar bulmakta hiç zorlanmayacaklarını iyi bilirler.
Diğer taraftan değişen HBYS’ nin kullanılmaya başladığı ilk günlerde hasta randevularındaki karışıklık ile başlayan, bir çok hastanın muayenesi sırasında doktoru ile karşı karşıya geldiği anlarda hoşgörü beklenecek anlar değil.
Amerika’da yayınlanan Sağlık ve Biyomedikal Dergisindeki bir araştırmaya göre değişimin yapıldığı ilk günlerden itibaren hasta ve yönetici memnuniyetsizliğinin yüksek seviyelerde olduğu tesbit edilmiş.
Mayo Clinic’teki araştırmacılar tarafından 2017 ve 2018’de Cerner’den Epic Systems’a geçiş yapıldığı süreç Elektronik Sağlık Kayıtları hasta ve yönetici memnuniyeti açısından araştırılmış , hastaların memnuniyetsizliğinin yönetimden daha fazla olduğu tesbit edilmiş. Hasta memnuniyetinin Elektronik Sağlık Kaydı öncesi geçiş düzeylerine dönmesi farklı başlıklarda 3 aydan 17 aya kadar sürdüğü görülmüş.
Yeni HBYS’ye geçiş aşamasında benzer memnuniyetsizliklerin Türkiye’de de yaşandığını biliyoruz. Bu değişim nedeniyle yaşanan sorunlar firmaların Amerika’da veya Türkiye’de olması, büyük bütçeli veya küçük bütçeli olması veya 30 yıllık firma olmasına bakmaksızın her şartta bu memnuniyetsizlik oluşmaktadır. Peki yıllardır aynı işi yapan firmalar neden bu memnuniyetsizliği giderecek önlemler alamaz
Değişimde ki memnuniyetsizlik nedenleri
HBYS Değişimi sonrasında meydana gelen bu memnuniyetsizlikleri izlemek için uzmanların belirlediği onlarca parametre bulunmaktadır. HBYS firması yöneticisi olarak onlarca HYBS kurulumunda bulunmuş bir kişi olarak HBYS değişiminden kaynaklı sorunların binlerce nedenini iki ana başlıkta toplayabiliriz.
1-Veri aktarımından kaynaklı sorunlar
Veri aktarımının tam olarak yapılmaması nedeniyle istenilen verilere ulaşılamaması veya yanlış veri ile karşılaşılması nedeniyle yaşanan problemler.
2-HBYS kullanımında karşılaşılan sorunlar
HBYS ‘nin kullanılmasında yaşanan sorunları genel olarak eğitim eksikliği veya çeşitli nedenlerden dolayı uygulamayı kullanamadan kaynaklı sorun olarak karşılaşıyoruz. Hastanede yaşanan her sorun için aşırı personel desteğine ihtiyaç duyulduğu için hastane yönetimi tarafından personel desteğinin yetersizliği yeni bir memnuniyetsizlik nedeni olmaktadır.
Bütün bu sorunların büyük kısmı hastaya hizmet verildiği anda yaşanması nedeniyle öncelikle hastaların memnuniyetsizliği ile sonuçlanmaktadır. Muayene hizmeti aşamasında yaşanan sorun nedeniyle hizmet vermede sorun yaşayan doktor ve hasta memnuniyeti olumsuz etkilenmektedir.
Eğitim yetersizliği ile ilgili tekbir madde gibi gözükse de aynen kullanımdan kaynaklı sorunlar gibi binlerce sorun ile karşılaşılmaktadır. Eğitim almayan doktor yada ayarları parametreleri tam olarak yapılmamış bir sistemde defalarca sorun ile karşılaşan doktor umutsuzluk ve öfke duymakta kullanım konusunda tüm motivasyonunu kaybedebilmektedir.
HBYS Her Geçen Gün Değişen ve Daha Karmaşıklaşan Bir Sistemdir.
Peki diğer ülkelerde de görülen HBYS değişiminden kaynaklı memnuniyetsizliğin sebepleri neden ortadan kaldırılamıyor
Bunu açıklamak için bir yazı yeterli olmayabilir. Ancak bir cümlede cevap vermemiz gerekseydi, cevabımız ” HBYS sürekli gelişen bir sistemdir” olacaktır.
Türkiye’ de yaklaşık 20 firmanın olduğunu kabul edersek tüm bu sistemler in , kodları,veritabanları, arayüzleri, fonksiyonları, iş akışları birbirinden bağımsız şekilde değişmektedir. Daha önce kullanmış olduğunuz HBYS yi 2-3 yıl sonra tekrar kullanmaya başlandığında yine bir çok konuda memnuniyetsizlikler ile karşılaşılacaktır.
Bu veri aktarımında, kullanımda , ayarlamalarda ve sürekli destek isteyen böyle bir yapının yetersiz desteklenmesi ile sonuçlanan memnuniyetsizlik kaçınılmaz olacaktır.
HBYS değişimi konusunda sorun yaşayan sağlık kurumlarının büyük çoğunluğunun hizmet alımı şeklinde ihale ile almış olan Kamu hastaneleri hizmet süresi sona erdiğinde kanun gereği tekrar ihale yapmak zorunda olmaları nedeniyle , ihalenin farklı firmada kalması ile sonuçlanır ise HBYS değişimine gitmek zorunda kalmaktadır. Bunun yanında bazı kamu hastaneleri uzun süren bu memnuniyetsizlik sonucunda tekrar aynı memnuniyetsizliği yaşamamak için kullandıkları HBYS’nin tüm eksiklerine rağmen, değişmemesi için tüm imkanları kullanmaktalar. Bende uzun yıllar boyunca kullandığı HBYS den memnun olan hastanelerin ihalesine bile girmemeyi prensip haline getirdim. Çünkü gerçekten değişim sonrası yaklaşık 1 yıllık süreç hem hastalar , hem hastane hem firma tarafından zorlu bir şüreç olmakta , yaklaşık bir yıl süresinde memnuniyetsizliğin değişimden değilde yeni HBYS den kaynaklı olduğu inancı ile mücadele ederek geçirmek herkes için yıpratıcı olabiliyor.
Türkiye’ de özel hastaneler ise HBYS’ deki bir çok yetersizlik yada sorunları kabullenerek, uzun yıllar aynı HBYS’ yi kullanma alışkanlığını sürdürmektedir. Böylelikle değişimden kaynaklı memnuniyetsizliği kamu hastaneleri kadar yaşamak zorunda kalmıyorlar.
HBYS’ nin değişim süresinde bir çok parametre ye göre yapılan araştırmaların memnuniyetin önceki düzeye gelmesi bazı parametrelerde 3 ay bazı parametrelerde 17 ayı bulduğu tespit edilmiştir. Türkiye’deki gözlemlerimizde, değişim sonrası hastanelerin normale dönmesi 1 yılı gibi sürelerde olduğunu gözlemliyoruz. Bu nedenle ihalelerin 2 -3 yılda bir yapılması her hastanenin 1 yıl memnuniyet oranlarının düşük olduğunu düşündüğümüzde HBYS den kaynaklı memnuniyetsizliklerin neden bu kadar gündemde olduğunu anlamak zor olmayacaktır.
Kaynak: https://ehrintelligence.com/news/patient-satisfaction-takes-major-hit-during-an-ehr-switch
HBYS Alımı Kurulumu ve Devreye Alınması İçin 7 madde
