HBYS Alımı Kurulumu ve Devreye Alınması için 7 Madde
Her yeni HBYS kurulumu, yeni ihtiyaçların, yeni yapıların , yıllar içinde verimsiz hale gelmiş uygulamaların yenilenmesi, alışkanlıklar nedeniyle oluşmuş kör noktaların işler hale getirilmesi için bir fırsat olacaktır.
Sağlık Hizmeti veren kurumlarınızın, kamu, üniversite veya özel olması, yönetim ve büyüklüklerine göre farklılıklar olmakla birlikte bu maddeler her sağlık kurumu için geçerlidir. Aşağıda bu sürecin en az sancısız ve en hızlı şekilde atlatmanız için önemle üzerinde durulması gereken işlerdir.
1-HBYS Uygulama Planı
HBYS Yönetim ekibinin ve görev tanımlarının gözden geçirilmesi.
Yeni ihtiyaçlarınızın belirlenmesi ve maliyetlerin tespit edilmesi
Sürecin planlanması
Sağlık kurumu verilerinin aktarımı
Eğitimin planlanması ve eğitimlerin gerçekleştirilmesi
HBYS ‘nin kurulumu
HBYS’nin başlatılması için kontroller ve onaylama
2-HBYS Yönetim Ekibi ve Görev Tanımları
Her geçen gün daha fazla işlemin yapıldığı verinin arttığı hastane bilgi sistemlerimizin yönetimi için tüm tarafların katkı sağlaması ile daha sorunsuz ve verimli kullanmak mümkün olabilecektir. Bu nedenle her yeni HBYS kurulumundan önce HBYS yönetimini ve çalışanlarını günün ihtiyaçlarına göre düzenlenmeli ve geliştirilmelidir .
Görevlendirilecek personeller kurulumdan itibaren kabul sürecine kadar aktif olarak bulunması gereken birim sorumluları dahil düşünülmelidir. Birim yöneticilerinin HBYS kurulum sürecindeki görev tanımları ve sorumlulukları tam olarak belirlenmediği durumda sürecin planlanan şekilde gitmesi önünde zorluklar yaşanmakta, çıkan sorunlar tüm çalışanları olumsuz etkilemekle birlikte, sağlık hizmetlerinin kalitesine olumsuz olarak yansımaktadır.
Görevlendirilmiş hastane personelleri ve HBYS firma personelleri her aşamada koordinasyon içerisinde çalışması, yaşanacak sorunları en aza indirgenmesinde ve sağlık kurumunun bu teknolojiden en verimli şekilde faydalanmasında önemli bir faktördür.
HBYS sürecinde görev alacak hastane personelleri ve görevleri
Bilgi işlemden sorumlu yönetici : Hastane yönetimi adına yetkili, HBYS ve bilgi işlem adına tüm konularda karar verme yetkisine sahip muhtemelen başhekim yardımcısı
Proje Yöneticisi – Hastanede bilgi işlem konularında tecrübe sahibi, hastaneyi temsilen aktif olarak projenin her sürecinde bulunacak, personellerin koordinasyonundan hastane personellerinin isteklerinin uygulanmasında aktif görev alacaktır.
Sağlık Bilgi Sistemi Yöneticisi /HBYS Destek Uzmanı/Bilgişlem uzmanı : Hastanenin bilgi işlem ve HBYS işlerinin yapan kişidir. Hastane personeli veya Firma personeli olabilir. Hastanenin özelliklerine göre, donanım ve HBYS dahil tüm yazılımlarından sorumlu kişiler sayı ve görevleri hastane yönetimi olarak belirlenir. Hastane donanımları , network vs.. ve HBYS yazılımlarını ayrı kişiler tarafından yönetilmesi HBYS ‘den alacağınız verimi artıracaktır.
Hekim Sorumlusu : Hekimleri temsil eder ve eğitim, veri ve uyarlamalar konusunda danışmanlık yapar son onayları verir.
Hemşire Sorumlusu : Hemşireleri temsil eder ve eğitim, veri ve uyarlamalar konusunda danışmanlık yapar son onayları verir.
Fatura Sorumlusu : Faturalandırma departmanını temsil eder ve eğitim, veri ve uyarlamalar konusunda danışmanlık yapar, onaylar.
Diğer temsilciler : Hastanenin büyüklüğüne göre diğer birimler için temsilci olması yönetim tarafından belirlenir. Şehir hastaneleri gibi büyük kampüs hastanelerde laboratuvar sorumlusu , ameliyathane sorumlusu belirlenebilir.
HBYS Sürecinde Görev Alacak Firma Personelleri ve Görevleri
HBYS proje yöneticisi : Kurulum sürecinde bulunacak olan , HBYS firması çalışanı, hastane işleyişine , mevzuatına hakim seviyede bilgi sahibi, kurulum süreçlerinde tecrübeli, HBYS nin tüm dinamiklerine hakim, HBYS firmasını temsilen projeyi yönetecek, hastane temsilcileri ile koordinasyonu sağlayacak özelliklere sahip olmalıdır.
Uygulama kurulum sorumlusu ; HBYS’ nin server kurulumu, parametreler ayarlamaların yapılması, web servislerin ayarlanıp , aktif hale getirilmesi, laboratuvar entegrasyonlarının yapılmasını sağlayacak HBYS’nin tüm teknik altyapısına hakim olmalıdır.
Veri aktarım uzmanı; Verinin aktarılması sağlayacak ,uygulamanın veritabanı tablolarına hakim personeller olmalıdır.
Yazılım Destek Yöneticisi : HBYS mSon kullanıcı uygulamalarına hakim, Hasta kayıt , klinik, poliklinik , laboratuvar , eczane gibi birimlerde uygulamaların tüm değişkenlerinin düzenlenmesi, yazılım destek uzmanlarının yaptığı çalışmaların , uygunluğunun denetlenmesini sağlar.
Yazılım Destek Uzmanı : Doktor, hemşire ve sağlık personellerinin uygulamalarının , parametrelerinin ve ayarlarının düzenlenmesi, yazıcı barkot vs. ayarlamalarının, kullanıma hazır hale getirilip onaylarının alınması. HBYS başlaması ve sonrasında gerekli desteğin verilmesi, yapılan işler sonucunda kullanıcı onayının alınması, belirli konularda uzmanlaşmış, veritabanı yapısı, mevzuat ve uygulama detaylarında hakim personeller olmalıdır.
Eğitim Yöneticisi : Eğitim planlama ve yönetici ve eğiticiler ile birlikte eğitim alacak doktor hemşire ve sağlık personellerinin eğitimlerinin koordinasyonu ve gerçekleştirilmesi.
3-İhtiyaçlarınızın Belirlenmesi ve Maliyetlerin Tespit Edilmesi
Hastane olarak ne kadar uzun yıllar HBYS kullanıcısı olursanız olun HBYS ‘ nin ilk kurulduğundan beri hem kapasite, hem bilgiişlem yöneticileri, hem kullanıcılar açısından meydan gelen değişikliklerin gözden geçirilip eksikliklerin tespit edilip atıl durumda olanların aktif hale getirilmesi gelecek yıllardaki meydana gelecek ek bina ,yeni uzmanlık dallarının gibi , değişikliklerde dikkate alınarak hazırlık yapılması doğru maliyet tesbiti için önemlidir.
Belirlenmiş ekibin yapacağı işler arasında;
Öncelikle server ve yazıcılar,bilgisayar, güvenlik network donanımlarında performansı ve kalitenin düşmesine neden olan eksikliklerin tespit edilmesi, kapasitesi yetersiz donanımların HBYS’ nin kurulumundan önce temin edilmesinin sağlanmalıdır. Yeni HBYS kurulumu süresince eski verilerin aktarılması veya bir süre muhafazası vs nedenlerden dolayı ek kapasiteye ihtiyaç olacağı hesaba katılmalıdır.
Yedekleme ve depolama üniteleri maliyetlere eklenmelidir.
Donanımların HBYS kurulumundan satın alma işlemleri yapılmalı ,hazır hale getirilmelidir.
Bilgişlem uzmanı / HBYS Destek Uzmanı olarak çalışan personel sayısı veya nitelikleri konusunda ek personel ihtiyacının olup olmadığı gözden geçirilmelidir.
Sağlık Bakanlığının uzun yıllardır güncellediği şartname örnek alınarak hazırlayacağını şartname ile HBYS üreticilerinden teklif isteyerek yaklaşık maliyetinizi tespit edebilirsiniz.
4-Sürecin Planlaması
Elimizde ihtiyaçların eksiksiz belirlendiği bir şartname,belirlenmiş bütçe ve süreci yönetecek çalışanlarımız görevleri belirlendiğine göre HBYS satın alma dahil olmak üzere tüm süreçlerimizi planlayabiliriz.
Sağlık kurumlarına gör değişiklik gösterebilecek süreleri kendi sağlık kurumunuza göre düzenleyebilirisiniz.
Satın alma süreci, revizyonlar, demo süreçleri ,ihale itiraz ve iptaller göz önüne alınarak 3-6 ay sonunda sözleşme yapılabilir.
Eğitimler veri aktarımı yazılımların hastaneye uyarlanması 3-5 ay
Testlerin yapılması , kontrol, onaylama, eksiklerin tamamlanması 1 Ay
5-Sağlık Kurumu Verilerinin Aktarımı
Veri, hastanenin en kıymetli varlıklarından biri olmasına rağmen aktarım hastanenin kontrolü dışında olmakta bazen yanlış yada eksiklikler aylarca sonra fark edilmektedir. Veri aktarımına yeterli zaman ayrılması yanında yönetimin ikna olacağı bir yöntem ile kontrol edilmesi gerekir.
Veri aktarımında ve verinin kontrol edilmesinde izlenebilir bir yöntem olmaması nedeniyle, veri aktarımındaki sorunlar yaşanmaya devam etmektedir. Ne kadar başarılı aktarım yapılırsa yapılsın veride %10 civarında hata olması normal karşılanmalıdır.
6-Eğitim Programı ve Eğitimlerin verilmesi
Eğitim HBYS’ nin kullanıma başlamasından sonra doktor veya hemşirenin hasta muayene sırasında karşılaşılacağı sorunları en aza indirilmesi için önemlidir. Eğitimler için yeterli süre ayrılması, sağlık personellerinin uygun olduğu bir zamanda eğitime katılma fırsatı verebilmek açısından önemlidir.
Kullanıcıların yoğun olduğu sağlık kurumlarında eğitimler kurtarıcı olabilmektedir.
Eğitimler için 3 yöntemde eğitimler verilebilmelidir.
1-Büyük grupların eğitimi : Büyük salonlarda yapılacak eğitimlerde, eğitimden ziyade tüm kullanıcılar için ortak konularda bilgilendirilmesi, sorularının cevaplanması için faydalı olacaktır.
2-Sınıf eğitimi : Sınıf eğitimlerinde doktor, hemşire, sağlık personellerini gruplayarak önceden planlanmış sınıflarda ve günlerde eğitime almalıyız.
3- Pratik eğitim : Bilgisayar, yazıcı, barkod gibi donanımların bulunduğu sınıflarda, kullanıcıların bilgisayar üzerinden örnek kayıtlar girebilecekleri uygulamalı eğitimdir.Bu sınıfta teorik eğitimlerinin pekiştirilmesi kullanıcıların pratik yaparak öğrenmeleri sağlanacaktır.
4-Yerinde eğitim: Eczane, ayniyat depo gibi kullanıcı sayısının az olduğu yerlerde yerinde eğitim verilmelidir.
Eğitimler sonunda, eğitim katılım formaları imzalatılmalı, izinde veya raporlu olup ta HBYS nin başladığı gün hasta işlemi yapacak olana doktor ve hemşireler için ayrıca planlama yapılmalıdır.
7- Uygulamanın kurulumu, uyarlanması kullanıcı ayarları, yazıcı barkod ayarlarının yapılması
Uygulamanın servera kurulumu , hastaneye özel ayarlamaların yapılması
Kullanıcı tanımları, birim tanımları gibi hastaneye ait tanımların düzenlenmesi
Web servislerin aktif hale getirilmesi (medula, mernis, merkezi randevu istemi, bakınız HBYS’de çalışan web servisler )
Poliklinik,kliniklerdeki kullanıcılara ait yetkilerinin kontrolü, yazıcı barkot ayarları, ürün ve hizmet yetkilendirmelerinin yapılması
Laboratuar ve diğer entegrasyonlarının yapılması
Doktor randevu planlarının oluşturulması
8-Son Kontroller ve Başlatılması
Yukarıdaki maddelerin kontrolleri yapıldıktan sonra başlamaya hazırsınız. HBYS ‘nin başlamasından sonraki sürecin ne kadar sancılı olup olmayacağı yukarıda ayrıntılı belirtilen eğitim, kurulum, veri aktarımı gibi süreçlerin başarılı şekilde yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi ile yakından ilgilidir.
