Hastane Bilgi Sistemi (HBYS) Sorunu Nedir ?
Bildirimi yapan kullanıcının, sorunun kaynağını tanımlayamaması tüm sorunların “HBYS sorunu” olarak adlandırılmasına neden olmaktadır..
Hastanede bilgisayar kullanımından kaynaklı sorunları, gerçek sebebi anlaşılana kadar HBYS sorunudur.
HBYS sorunu, hastanelerde kullanıcıların ve yönetimin HBYS kullanımı ile ilgili karşılaştıkları sorunlar olarak tanımlayabiliriz. Bildirimi yapan kullanıcının sorunun kaynağını tanımlayamaması nedeniyle tüm sorunlar “HBYS sorunu” olarak adlandırılmaktadır. Bu nedenle hastanede bilgisayar kullanımından kaynaklı sorunlar olarak kaynağı belirlenene kadar HBYS sorunu olarak kabul edilmektedir.
HBYS sorunu olarak bildirilen sorunların kaynakları ve çözüm yollarına bilinmesi sorunların çözümü konusunda zaman ve iş gücü kaybını azaltacak, hizmet kalitesini artıracaktır.
HBYS sorunlarının hastanede kurulu olan “sorun istek yönetim süreçlerine ” göre takip edilmelidir.
HBYS sorunlarının sınıflandırılması için öncelikle “bildirim” tanımını yaparak işe başlayalım.
BİLDİRİM
Hastanelerde kullanıcı ve yönetimin yaptığı her türlü isteğin genel adıdır. Arıza şikayetler, sorunlar olabileceği gibi yapmak istediği yeni çalışmalar gibi tüm isteklerin hepsini bildirim olarak adlandırıyoruz.
Öncelikle bildirimleri , donanımdan mı, HBYS den mi kaynaklandığını tespit edilmesi gerekir. Donanım sorununu, HBYS yazılımı ve veritabanı dışındaki tüm sorunlar olarak tanımlıyoruz. Bundan sonra aşağıdaki gruplandırmalara göre çözüm yoluna gidiyoruz.
HBYS Bildirim Tipleri ve Çözümü
a) Şikayetler
Tanım: Teknik özelliği olmayan , teknik bir sorunu işaret etmeyen ancak kullanıcının içinde bulunduğu olumsuz psikolojik durumu ifade eden bildirimlerdir. Program çok karışık , hiçbir şey yapamıyorum, faturalarımı kesemiyorum, sistem çalışmıyor, modüller çok karışık gibi bildirimlerdir.
Çözüm; Şikayetlerin dayandığı teknik sebepler araştırılır, şikayetlerin dayandığı teknik sebepler var ise donanım veya HBYS kaynaklı olup olmadığına göre aşağıdakilerden hangisi olduğuna karar verilerek çözüm yoluna gidilmelidir. Teknik sebepler yok ise idareye bilgi verilir.
b) İstek ve Öneriler
Tanım : Kullanıcının yazılımda yapılmasını istediği değişiklikler, eklerdir. Kullanım kolaylığına yönelik yapılan istekler en sık karşılaşılan öneri ve isteklerdir.
Çözüm : Öncelikle kullanıcıya bunun sorun olmadığı bir istek olduğu anlatılmalıdır. İstek ve önerilerin, HBYS sorunu ile karıştırılmaması gerektiği anlatılmalıdır.Öncelikle isteğin donanım yada HBYS kaynaklı olduğu tespit edilir. Donanım kaynaklı istekler gerekçeleri ile hastane yönetimine bildirilir. HBYS kaynaklı ise, HBYS firma yöneticileri, hastane yönetimi , bilgi işlem uzmanı ile yapılacak analiz çalışma sonunda mevzuata uygunluğu, acil olup olmaması, gerektirdiği altyapı değişiklikleri, yazılım performans değerlendirmeleri sonucunda alınacak karara göre planlama yapılır.
c) Eğitim Eksikliği
Tanım : Eğitim eksikliğinden kaynaklı olduğu anlaşılan bildirimler veya kullanıcının ve yönetimin doğrudan talep ettiği eğitimlerdir. Eğitimler, uygulamaların kullanılması eğitimi ile birlikte hastanede süreçlerinin doğru düzenlemesini sağlamaktadır.
Çözüm : Verilecek eğitimler donanım kullanımlarına yönelik ise hastane yönetimine bildirilir. HBYS ile ilgili ise hastane yönetiminin vereceği karar doğrultusunda HBYS firması ile birlikte yapılacak planlama ile düzenlenir
f) Bilgi Eksikliği
Tanım: Kullanıcının bilgi eksikliğinden kaynaklı yanlış yada hatalı işlemler yada bir işlem anında ihtiyacı olan anlık bilgi olarak tanımlayabilir.
Çözüm : Kullanıcının yapması gereken işlem ile ilgili bilgi verilmesidir.
c) İdari konular
Tanım : Bilgiişlem uzmanının , HBYS firmasının çözemediği, çözümü için idarenin onayına ve kararına ihtiyaç duyulan bildirimler olabilerdir. Donanım kaynaklı sorunlar, HBYS firmasının süresi içerisinde çözüm getiremediği konular, yazılımda yapılan istekler, sorun istek yönetiminde yaşanan sorunlar gibi sorunlar örnek gösterilebilir.
Çözüm: Hastane yönetimi , HBYS firması, bilgi işlem uzmanının yaptığı çalışmalar sonucunda alınacak karar doğrultusunda adım atılır. Hastane yönetimi hizmet seviye şartları çerçevesinde, sorunun çözüm için gerekli uyarıları yaparak ve cezai şartları göre işlem yapması ve nihayetinde yasaklama uygulanacak en son çözüm yoludur.
d) Eksiklik/Sorun/Arıza
Tanım : HBYS ‘ de işlemin yapılamaması , yanlış yapılması, yanlış sonuç alınması,yanlış eksik veri üretilmesine neden olduğu düşünülen bildirimlerdir.
Çözüm :Donanımdan kaynaklı ise idareye bilgi verilir, değil ise öncelikle bilgişlem uzmanının çözmesi , çözemiyor ise HBYS firmasına bildimeli ,takibini yapmalıdır. HBYS firması incelemesi sonunda çözümü için firma süreçlerine sokarak acil olması durumu öncelikli olmak üzere en kısa sürede sonuçlandırır.
